Organización

 Organización

La organización es la parte en donde se establece la estructura organizacional que soporta la realización de las actividades y el alcance de los objetivos. La fase de organización del proceso de capacitación es aquella por medio de la cual se sostiene el sistema de entrenamiento para lograr los cambios de conducta determinados en los objetivos y encaminados a reducir, eliminar o contrarrestar los problemas y necesidades detectadas en la etapa de planeación.

Aquí encontramos, que en toda organización debe haber una estructura con una autoridad en cada área; debe existir procedimientos bien definidos para agilizar el trabajo en la organización. La integración de personas es fundamental, pues se requiere de un diagnóstico de estrategias y de capacidad para un cambio de conducta y el cambio organizacional.

• La etapa de organización responde al como se va a hacer y con que se va a llevar a cabo, la cual se compone también de cuatro elementos:

Estructuras

Los individuos capaces que deseen cooperar entre si trabajaran con efectividad si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan con otras: La estructura implica dependencia organizacional adecuada, autoridad definida, áreas de responsabilidad claras y tramos de control delimitados.

En esta etapa, es necesario que el trabajador conozca la ubicación de sus áreas dentro de la estructura orgánica de la empresa, para saber con que  áreas se encuentra relacionada, cual es su autoridad máxima y que objetivos se desean alcanzar en la empresa.

Procedimientos

Los procedimientos y sistemas bien diseñados pueden agilizar el trabajo o pueden entorpecerlo si están muy centralizados y si no están bien delimitados.

Dentro de esta fase, se debe definir adecuadamente los pasos a seguir para llevar a cabo la aplicación de la capacitación, es decir, derogar las funciones pertinentes a los encargados de la ejecución de la capacitación, para así llevar un orden en las actividades a desempeñar.

Integración de personas

Administrar sistemas de entrenamiento requiere de personas técnicamente preparadas, pues la capacitación es una función técnica y humana que  requiere de diagnóstico, de diseño, de estrategias y de capacidad para generar el cambio conductual y el cambio organizacional. Dependiendo de la magnitud y complejidad tecnológica y territorial de la empresa, así será la necesidad de incorporar a las personas adecuadas a los puestos requeridos y diseñados para sacra adelante los planes y programas definidos en la fase de planeación.

En esta fase se tiene la tarea de incorporar a personal idóneo en las actividades diseñadas en los planes y programas de capacitación para ejecutar dicha función, como son : los coordinadores de los eventos, instructores, asesores, analistas, etc.

Integración de recursos materiales

Administrar un programa de entrenamiento requiere de aulas, de muebles, de proyectores de cine, de equipos de video, de retroproyectores, de rotafolios y de instalaciones y equipos materiales que ofrezcan las condiciones para conformar las situaciones óptimas para que se dé el proceso de enseñanza- aprendizaje y se produzcan los cambios de conducta planeados.

En esta fase, se debe tomar en cuenta los materiales que se podrán necesitar para llevar a cabo el programa de capacitación, los cuales darán apoyo al impartir los cursos de la misma, pues auque no suene de gran importancia, sin estos materiales, no se lograría dar un solo curso de capacitación con eficiencia.

Es decir, se deben tener los materiales adecuados para impartir una accesoria, dependiendo el tema, por ejemplo, si se desean mostrar formatos de cómo realizar nominas o explicar un folleto en general, se podría hacer uso de diapositivas o acetatos, entonces se necesitaría un retroproyector y un CPU.